数码邮件常见问题

什么是数码邮件?

简而言之:我们在邮局取你的邮件，然后把它带到我们的皮斯卡塔韦工厂，在那里它被安全打开并扫描.  系统通过NJIT电子邮件系统将信封及其内容(作为附件的pdf文件)以数字方式发送给您.  然后，我们会在30天内销毁物理邮件(除非您回复我们您想要物理交付给您)。.

电子邮件是为谁服务的?

电子邮件是为通过十大网赌平台邮件收发室接收邮件的十大网赌平台员工和附属机构提供的. 

住宿学生的邮件是数字化的吗?

No.  住校学生的邮件直接送到宿舍.

打开我的邮件合法吗?

是的.  联邦法律禁止阻碍邮件递送.  然而，根据美国的报告.S. 在邮政服务中，邮件到达工作地点即被送达.  相应的, 雇主打开发给雇员或部门的私人邮件并不违反联邦法律. 十大网赌平台的收发室管理鼓励教师, 工作人员, 学生和附属机构不得将个人邮件发送到十大网赌平台的收发室，因为这些邮件是打开和扫描的.   

我们如何确保保密?

千禧集团的所有员工都执行了保密协议，并接受了HIPAA和PII合规方面的培训. 提供服务的设施被认证为HITRUST(高信任)设施, 为资料保密实务及程序订定全球标准的机构是什么.

我收到不该打开的邮件. 这将如何处理?

信封上注明:私人信件, 私人, CONFIDENTIAL或DO_NOT_OPEN在流程开始时被删除，并像往常一样物理地交付给您.  这是为了容纳诸如成绩单、官方RFP、医疗文件等项目.

数码图像的存储时间有多长?

该系统将仅信封的缩略图安全地存储长达一年，以供报告使用. 内容映像每夜在系统中被删除，并且不能存储或检索.

我们收到寄往我们部门的邮件. 这是如何处理的??

如果没有可识别的员工名称，软件将查找部门名称.  然后将电子邮件发送到部门指定的联系电子邮件地址. 那个人会根据需要转发邮件——就像他们转发实体邮件的方式一样.

如果系统无法识别邮件应该发送到哪里会发生什么?

如果没有任何可识别的, 系统将标记邮件，操作员将调查谁应该接收邮件.  这与研究物理邮件路由的方式类似.

这些邮件是从哪里来的?

系统使用的NJIT邮箱地址为:  digitalmail@NJIT.edu 发送邮件.  电子邮件不会离开十大网赌平台的电子邮件环境，因此电子邮件拦截不是问题. 

系统怎么知道我是谁?

我们每晚安全加载一个由NJIT提供的文件，其中包括name, 所有NJIT员工和附属机构的部门和电子邮件地址.

如果我收到别人的邮件怎么办?

在这种罕见的情况下，请回复邮件“这不是我的邮件”，然后删除邮件.  TMG Piscataway员工将调查并将邮件发送给正确的人/部门.  我们也会让那个人/部门知道这个错误的沟通.

杂志和目录是如何处理的?

寄给个人的杂志和目录将在流程的早期取出，并将像往常一样交付.

办公室间邮件会否数码化?

No.  办公室间的邮件将照常投递.

如果我想在收到电子邮件后才收到实体邮件怎么办?

当你收到邮件时，只需回复邮件“亲自把这封邮件交给我”。.  收到后，我们将在两个工作日内密封并送达.  请记住，在邮件被安全销毁之前，您只有30个日历天的时间来提出此请求.

如果我得到一张支票呢?

包含支票的邮件将被数字化并通过电子邮件发送给您.  在这种情况下, 然而, 邮件(和支票)将自动密封并实际交付给您，而无需您通过回复电子邮件请求.

物理邮件最终会发生什么?

扫描后，邮件被重新组装并安全存储30个日历天.  30天后，邮件被安全销毁.

我有什么选择?

-什么都不做-您的邮件将于周一(2/1/21)开始进行数字扫描.

-透过发送电子邮件至 罗伯特。.gjini@54zhangmi.com.  你需要得到部门主管和部门副总裁的批准.  如果得到批准, 您的邮件将在这个过程的早期被提取出来，并将每天送到您的手中，而不会被数字化.

-通过发送电子邮件给十大网赌平台收发室主管，请求“仅限信封”扫描选项 tc58@54zhangmi.com.  使用此选项，您的初始电子邮件将只包含信封的扫描件.  然后，您将有5个工作日回复电子邮件，要求您的邮件在不打开的情况下实际交付.  如果您没有在5天内回复，您的邮件将被打开，并像往常一样通过电子邮件发送.